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您应该用于办公室管理的六种优秀软件工具

您应该用于办公室管理的六种优秀软件工具

自计算机时代开始以来,技术一直在让我们的生活变得更轻松,随着快速互联网连接和智能手机的出现,这一过程加速了。 

当冠状病毒大流行几乎使全球经济陷入停滞时,技术使企业得以应对,而以前对使用技术持谨慎态度的人们对此感到满意。

如今,软件工具通常用于最大限度地提高工作流程效率,使您可以通过自动化流程减少许多简单的任务。 

这使人们能够专注于重要的事情,这大致意味着他们的精力都花在了充分利用他们的生产潜力上。

因此,如果您是企业主或经理,投资软件以最大限度地提高团队的生产力是有益的。 

各种软件工具可以让您和团队的生活更轻松。它们还可以提高透明度,这有助于在工人之间建立信任,并让人们能够衡量他们的生产力。

因此,我们编制了本指南,为您介绍办公管理应使用的六款软件工具。 

虽然所有这些都是很好的工具,并且考虑到各种业务的动态差异,但有些可能不适用于您的业务。不过,您应该了解它们以备将来使用。

  1. 微软 365:

不必担心是否运行了正确版本的 Microsoft Office 以及是否安装了所有正确工具的日子已经一去不复返了。 

将所有内容简化为一个包, 微软 365 使您能够充分利用它所提供的一切。

如果你使用得当,它可以成为一个很棒的办公室管理工具。这几乎是当今世界的必需品。考虑到有多少人习惯了 Microsoft Office,您甚至不需要让他们学习这一点。 

此外,云可访问性允许您的团队远程访问他们的文件,包括文档、日程安排详细信息和联系人,即使他们不在办公室。

  1. 谷歌工作区:

Google Workspace 不错 选择 到 Microsoft 365,具有一系列高级功能。有了正确的计划,您就可以开始使用文档、表格和其他工具。

如果您是小企业主,建议您投资 Google Workspace,让您的团队可以访问 Google 的高级选项,让他们充分利用它。

Google Workspace 的工作方式与 Microsoft 365 非常相似,其协作功能允许多人远程无缝地处理文档。 

Google Drive 还使您的团队成员能够将所有内容保存在云端。此外,谷歌与安卓设备的集成可能是一个额外的优势,因为人们总是可以访问他们的文件。

因此,即使他们不在办公室并想对文档进行细微调整,也可以通过手机进行。

  1. 松弛:

好的,所以这个更多的是关于管理和透明度。 Slack 允许您设计一个虚拟工作流程,您可以将任务分配给您的团队,检查他们的进度,甚至对他们完成的任务发表评论。 

它可以减少对电子邮件和短信的需求,并允许团队成员在不离开应用程序的情况下相互交流。

该工具的核心优势在于,它允许您的团队在处理项目时保持同步。 

因此,如果一个项目被划分为多个部分,那么这些部分可以被划分为任务,并且您可以监控每个组件是如何完成的。

  1. 周一:

Monday 也是一种协作式工作流管理工具,允许团队实时协调和协作处理项目。 

它非常适合远程工作的团队,因为他们可以无缝协作。如果您需要一个令人赏心悦目的工具,它还提供了出色的视觉效果。

除此之外,它还提供聊天功能,因此如果您想与您的同事或经理讨论与项目相关的事情,您可以在该工具中轻松完成。 

它还允许经理和主管对任务发表评论。

  1. 飞涨:

你知道这即将到来,对吧? Zoom 几乎是当今会议的代名词。如果有一种工具可以在冠状病毒大流行期间单独启用远程工作,那么它必须是 Zoom。 

它不仅让团队之间可以轻松地相互协调,而且还让许多大学可以切换到 远程课程 而不是在锁定开始时推迟该期限。

您可以使用 Zoom 与您的团队召开会议。如果不需要他们的实际存在,您可以让他们在线讨论问题。 

此外,如果您正在管理一个远程团队,Zoom 可以让您轻松地与他们协调。 

如今,大多数人都习惯于使用 Zoom。 Zoom 还有另一个好处——它的免费版本功能有限,但可以完成工作。

  1. 套件:

如果您经营一家社交媒体公司,Hootsuite 可能对您有用。它允许您从一个地方管理您的社交媒体句柄,您不仅可以在各种平台上一起发布,还可以评估您的社交媒体策略的表现。

因此,从本质上讲,Hootsuite 不仅可以让您提高工作效率,而且它提供的洞察力可以让您评估营销策略的有效性。 

它对中小型企业很有用,因为它可以让您将资源引导到正确的方向并随后发展。

结论:

您可以使用许多其他工具来改善办公室管理。其中一些无法进入上述列表的是 Asana、Trello、Calendly、Box 和 Expensify。

这些工具有它们的好处,就像上面提到的一样,它们可以改善工作流程并帮助提高生产力。

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迈克·K·沃森

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