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如何拥有无纸化办公室

如何拥有无纸化办公室

繁忙的办公室会产生大量的文书工作。但是,过多的纸张会降低您的业务效率并花费您很多钱。您可以采取哪些措施来减少企业使用的纸张数量?

无纸化不可能一蹴而就,因此请仔细规划您的策略。这里有几个步骤可以让您开始走上无纸化之路。 

找出您现在打印的内容

很难跟踪谁是 印刷 什么是企业。使用打印审核软件开始跟踪所有打印作业的来源。当您知道要打印什么时,您就可以开始查看可以在哪里进行更改。 

计算潜在的成本节约

使用会计软件来跟踪您的打印费用。包括打印机、墨水、碳粉、纸张、服务合同、存储和技术支持。除非您可以通过使用数字文档来匹配此收入,否则请取消您从使用纸张中获得的任何收入。例如,可以用电子邮件代替印刷的时事通讯,而不会损失收入。 

转到在线应用程序

基于云的应用程序可用于与客户和供应商共享数据。您不必担心不同的文件格式。看看您的主要客户和供应商是否愿意迁移到云端。您可以使用 Google Docs 进行协作,使用 Dropbox 共享文件,使用 Basecamp 进行项目管理,使用 Evernote 做笔记,使用 PayPal 进行资金转账。如果您知道,您甚至可以在线签订合同 如何签署pdf.您可以将更多的业务部分迁移到云上,您就越不需要担心文件格式问题。 

不要忘记培训

与您的员工合作,确保他们能够处理电子文档,例如发票。 

激励你的员工

给你的员工一个印刷预算,并奖励那些印刷最少的人。 

扫描您收到的任何文书工作

文档扫描仪价格便宜,可用于将文书工作转换为 PDF 格式。使用数据捕获工具通过电子邮件、移动设备、桌面或扫描仪捕获账单和收据,并将任何重要数据自动提取到您的会计软件中。 

以数字方式签署文件

在大多数国家,以电子方式签署的合同与用纸笔签署的合同一样合法有效。 

使用网上银行

向您的银行索取无纸化报表或将银行直接馈送至您的会计软件。如果您担心遗漏某些东西,请在您的会计软件中设置警报,以便在账单到期时提醒您。在线支付账单。 

更新您的办公室

如果您需要更少的空间来存储文件,您可以让您的办公室成为一个更好的工作场所。例如,使用额外的空间放置更大的显示器或双显示器设置。 

淘汰旧技术

一些公司仍在使用传真机。但是,您也可以在这里减少纸张的使用。传真软件允许您以电子文档的形式发送和接收传真,因此您使用的纸张更少,花费更少。

关于作者

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吉滕德·夏尔马

Google 新闻的发布者和 The Next Hint, Inc. 的创始人。在业务开发和内容创建方面花费了 40,000 小时。根据谷歌更新优化网站并提供基于解决方案的方法来对互联网上的网站进行排名的专家。我的愿望是帮助人们建立业务,同时我也乐于学习和传授知识。对营销充满热情,并乐于寻找创造引人入胜内容的新方法。
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