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如何拥有无纸化的办公室

如何拥有无纸化的办公室

繁忙的办公室可以产生很多文书工作。然而,太多的论文可以降低您的业务效率,并花费大量资金。您可以采取哪些步骤削减您的业务用途的纸张?

无纸不能在一夜之间完成,所以仔细规划你的战略。以下是一些措施来考虑让您开始走上纸张。 

找出你现在打印的东西

跟踪谁是难以承的印刷什么在企业中。使用Print Audit软件开始跟踪所有打印作业来自的位置。当您知道您打印的内容时,您可以开始查看可以进行更改的位置。 

计算潜在的成本节约

使用会计软件跟踪您的打印费用。包括打印机,墨水,碳粉,纸张,服务合同,存储和技术支持。脱掉您使用纸张赚取的任何收入,除非您可以使用数字文档可以匹配这一点。例如,打印的时事通讯可以用电子邮件替换,而不会失去收入。 

转到在线应用程序

基于云的应用程序可用于与客户端和供应商共享数据。您不必担心不同的文件格式。看看您的主要客户和供应商是否愿意转移到云端。您可以使用Google文档来协作,Dropbox分享文件,Basecamp用于项目管理,Evernote采取笔记和PayPal转账资金。如果你知道,你甚至可以在线签订合同如何签署PDF。您可以移动到云中的业务的越多,您需要担心文件格式问题的越少。 

不要忘记培训

与您的员工合作,以确保他们可以处理和处理发票等电子文件。  

激励您的员工

为您的员工提供打印预算,并奖励最少的人。 

扫描您的收到文书工作

文档扫描仪便宜,可用于将文书工作转换为PDF格式。使用数据捕获工具通过电子邮件,移动,桌面或扫描仪捕获账单和收据,并自动提取任何重要数据到您的会计软件中。 

数字签署文件

在大多数国家,以电子方式签署的合同就像用笔和纸签名的合法有效。 

使用网上银行

向您的银行询问无纸陈述或安排直接银行源给您的会计软件。如果您担心缺少某些内容,请在会计软件中设置警报,以警告您在账单到期时。在线支付账单。 

更新您的办公室

如果您需要更少的存储文档的空间,您可以让您的办公室成为更好的工作场所。例如,使用额外的房间放入更大的监视器或双监视器设置。 

淘汰旧技术

有些公司仍然使用传真机。但是,你也可以在这里削减纸张。传真软件允许您发送和接收传真作为电子文档,因此您使用更少的纸张并花费更少。

关于作者

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JITENDER SHARMA.

Next Hint,Inc。和谷歌新闻发布商的创始人。在业务开发和内容创建中花了25,000小时。专家根据Google更新优化网站,并提供基于解决方案的方法来在Internet上排名网站。我的愿望是帮助人们建立业务,同时我也开放学习和传授知识。对营销和灵感的热情,找到创建迷人内容的新方法。
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